Справка о расходах является важным финансовым документом, подтверждающим целевое использование средств. Рассмотрим правила ее заполнения для различных ситуаций.
Содержание
Общие требования к оформлению
| Элемент | Требования |
| Форма | Утвержденная организацией или свободная |
| Реквизиты | Полные данные организации и ответственного лица |
| Подтверждение | Приложение первичных документов |
| Подписи | Руководителя и бухгалтера |
1. Заполнение шапки документа
- Укажите полное наименование организации
- Впишите дату составления справки
- Укажите номер документа согласно журналу учета
- Напишите название документа ("Справка о расходах")
- Укажите отчетный период
Основная часть справки
- Основание для расходов (приказ, распоряжение)
- Наименование статей расходов
- Суммы по каждой статье
- Общая сумма расходов
- Ссылки на подтверждающие документы
2. Оформление табличной части
| № | Наименование расхода | Сумма | Документ-основание |
| 1 | Командировочные расходы | 15 000 руб. | Авансовый отчет №15 |
| 2 | Канцелярские товары | 7 500 руб. | Товарный чек №245 |
Приложения к справке
- Копии первичных документов (чеки, накладные)
- Копии договоров (при крупных расходах)
- Авансовые отчеты (для подотчетных сумм)
- Акты выполненных работ (для услуг)
Особенности для разных видов расходов
- Командировочные: приказ о командировке, билеты
- Хозяйственные: товарные чеки, накладные
- Рекламные: договоры, акты, медиапланы
- Представительские: программа мероприятия, список участников
Важные замечания
Все суммы должны указываться с НДС отдельной строкой, если организация является плательщиком НДС. Справка должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. Для налогового учета важно соблюдать сроки оформления - не позднее 10 дней после осуществления расходов.
